Lewati ke konten utama
Memproses…
Universitas Gadjah Mada Search AI Universitas Gadjah Mada
Masuk

Petunjuk Penggunaan

1. Tentang aplikasi ini

Search AI UGM adalah kumpulan tujuh layanan untuk membantu dosen, tenaga kependidikan, dan mahasiswa Universitas Gadjah Mada mendokumentasikan kegiatan dan merapikan tulisan. Tiga menu pertama menyusun naskah panjang dari data yang Anda isikan; Logbook KKN mencatat presensi dan kegiatan harian; dua menu berikutnya membantu urusan bahasa Inggris; Pandora mengubah rekaman audio menjadi teks.

Aplikasi ini menyusun naskah, bukan mencari data. AI hanya mengolah keterangan yang Anda tuliskan sendiri pada formulir. Ia tidak mengambil data dari sistem lain dan tidak boleh mengarang nama, angka, atau tanggal yang tidak Anda sebutkan.

2. Mulai cepat dalam empat langkah

  1. Pilih menu di beranda

    Setiap menu kini punya halamannya sendiri. Klik Buka menu pada kartu yang Anda butuhkan.

  2. Masuk dengan Email UGM atau Gmail

    Diperlukan untuk tiga menu penyusun naskah, agar hasilnya tercatat atas nama akun Anda.

  3. Buka tab Buat dan isi formulir

    Semakin lengkap keterangan yang Anda isi, semakin baik naskah yang dihasilkan.

  4. Tekan tombol Buat, periksa, lalu Simpan ke arsip

    Naskah tidak tersimpan otomatis. Periksa dulu hasilnya, baru tekan Simpan ke arsip bila sudah sesuai. Jadi Anda bebas membuat ulang berkali-kali tanpa mengotori arsip.

3. Masuk dengan akun Google

Tekan Masuk dengan Email UGM / Gmail di beranda, atau tombol Masuk di pojok kanan atas. Anda akan diarahkan ke halaman Google, lalu kembali ke halaman yang sedang Anda buka.

  • Email UGM maupun Gmail pribadi keduanya dapat dipakai.
  • Nama Anda otomatis terisi pada kolom nama pembuat atau pelapor.
  • Naskah yang Anda simpan tercatat atas nama akun Anda, dan hanya Anda yang dapat menyuntingnya.
  • Grammar Correction dan English with AI dapat dipakai tanpa masuk.

4. Tujuh menu dan kegunaannya

MenuKegunaanPerlu masuk?
Berita SDGs Menyusun naskah berita capaian SDGs dua bahasa, lengkap dengan arsip dan statistik unit. Ya
Progres Report KKN Merangkum program, capaian, dan kendala KKN menjadi laporan naratif siap pakai. Ya
Action Plan Report Menyusun rencana aksi beserta target terukur, risiko, dan langkah tindak lanjut. Ya
Logbook KKN Presensi harian, logbook kegiatan, dan pemantauan wilayah KKN-PPM UGM. Ya, di aplikasinya sendiri
Grammar Correction Mengoreksi tata bahasa atau memparafrase teks Inggris dan Indonesia secara instan. Tidak
English with AI Berlatih percakapan bahasa Inggris bersama chatbot AI interaktif. Tidak
Pandora (Transcriber Audio) Mengubah rekaman audio rapat, wawancara, atau kuliah menjadi teks secara otomatis. Ya, di aplikasinya sendiri

English with AI terbuka di layanan luar (deepenglish.com), Logbook KKN adalah aplikasi tersendiri di search.ugm.ac.id/ai/logbook-kkn/, dan Pandora adalah aplikasi tersendiri di dts-lab.web.id/transcribe. Ketiganya tidak memakai arsip aplikasi ini; Logbook KKN dan Pandora memiliki halaman masuknya sendiri.

5. Cara kerja tiga menu penyusun naskah

Berita SDGs, Progres Report KKN, dan Action Plan Report bekerja dengan pola yang sama dan punya tiga tab yang sama:

  • Arsip — naskah yang sudah Anda simpan. Klik kartu untuk membaca naskah lengkap.
  • Buat — formulir untuk menyusun naskah baru.
  • Statistik — sebaran naskah per fakultas atau unit dalam bentuk grafik.

Yang berbeda hanya kolom pada formulirnya, karena menyesuaikan jenis dokumennya:

Berita SDGs

Untuk mewartakan kegiatan yang sudah berlangsung.

  1. Judul Berita
  2. Lokasi
  3. Waktu — pilih lewat kalender dan jam
  4. Keterangan — inti peristiwa yang ingin diwartakan
  5. SDGs Keywords — pilih satu atau beberapa
  6. Nama Pembuat Berita
  7. Fakultas / Unit
  8. Dokumentasi (Gambar)

Progres Report KKN

Untuk melaporkan jalannya program KKN.

  1. Nama Kelompok KKN
  2. Desa / Kelurahan
  3. Waktu Pelaksanaan
  4. Program Kegiatan
  5. Capaian
  6. Kendala
  7. Rencana Tindak Lanjut
  8. SDGs Keywords
  9. Nama Pelapor dan Fakultas / Unit
  10. Dokumentasi (Foto)

Action Plan Report

Untuk merencanakan kegiatan yang belum berjalan.

  1. Nama Tim / Unit Pelaksana
  2. Lokasi / Sasaran
  3. Periode Pelaksanaan
  4. Rencana Aksi
  5. Target / Indikator
  6. Risiko / Hambatan
  7. Langkah Tindak Lanjut
  8. SDGs Keywords
  9. Nama Penyusun dan Fakultas / Unit
  10. Dokumentasi (Gambar)
Penyusunan naskah memakan waktu. Naskah dua bahasa yang panjang umumnya selesai dalam satu sampai dua menit. Selama proses berjalan akan tampil layar tunggu — jangan menutup atau memuat ulang halaman, dan cukup tekan tombolnya satu kali.

6. Membaca, menyalin, dan mengunduh hasil

Naskah disusun dalam Bahasa Indonesia lebih dahulu, lalu Bahasa Inggris. Hasilnya ditampilkan berparagraf dengan judul bagian, bukan satu blok teks panjang.

  • Pengalih bahasa — bila naskah berisi dua versi, tersedia pilihan Keduanya, Indonesia, dan English di atas naskah. Ini hanya mengatur tampilan; naskah yang disalin tetap lengkap.
  • Jumlah kata ditampilkan di sisi kanan sebagai pemeriksaan cepat panjang naskah.
  • Salin semua, Salin Indonesia, Salin English — menyalin naskah ke papan klip, siap ditempel ke Word atau surel. Dua tombol terakhir muncul hanya bila kedua versi bahasa memang ada.
  • Unduh .txt — menyimpan naskah sebagai berkas teks.
Bila muncul peringatan “Naskah kemungkinan terpotong”, berarti layanan AI berhenti saat mencapai batas panjang keluaran. Periksa bagian akhir naskah sebelum menyimpan, atau susun ulang dengan keterangan yang lebih ringkas.

7. Menyimpan dan mengelola arsip

Setelah naskah Anda anggap layak, tekan Simpan ke arsip pada baris tombol di atas naskah. Naskah lalu muncul sebagai kartu di tab Arsip. Setiap kartu punya tiga kendali:

KendaliFungsinya
Tayang Sakelar untuk menayangkan atau menyembunyikan naskah dari arsip publik. Labelnya berubah menjadi Tidak tayang bila dinonaktifkan.
Edit Menyunting judul, lokasi, waktu, nama pembuat, unit, keterangan, dan isi naskah. Naskah ditampilkan sebagai teks biasa sehingga mudah dirapikan.
Hapus Menghapus naskah dari arsip. Ada dialog konfirmasi lebih dahulu.

Anda hanya dapat menyunting dan menghapus naskah milik akun Anda sendiri. Pengelola aplikasi dapat mengelola seluruh arsip.

8. Grammar Correction

Menu ini tidak memerlukan akun dan tidak menyimpan apa pun ke arsip.

  1. Tempel teks Anda

    Isi kolom Teks Anda dengan tulisan yang ingin diperbaiki.

  2. Pilih jenis pekerjaan

    Koreksi tata bahasa memperbaiki kesalahan tanpa mengubah gaya tulisan. Parafrase menuliskan ulang dengan susunan kata yang berbeda.

  3. Pilih bahasa teks

    Tersedia Inggris dan Indonesia. Pilih sesuai bahasa teks yang Anda tempel.

  4. Kirim dan salin hasilnya

    Setiap gelembung hasil punya tombol Salin sendiri.

9. Ketentuan unggahan gambar

Dokumentasi dapat diunggah dengan menarik berkas ke kotak unggahan, atau mengklik kotak tersebut untuk memilih berkas.

  • Format diterima: JPG, PNG, dan WebP.
  • Ukuran maksimal: 5 MB per berkas.
  • Berkas diperiksa isinya, bukan hanya namanya. Berkas yang bukan gambar akan ditolak meski berekstensi gambar.
  • Gambar bersifat pelengkap — naskah tetap dapat disusun tanpa dokumentasi.

10. Tips agar hasil lebih baik

  • Tulis angka dan nama secara eksplisit. AI tidak akan mengarang data. “40 kepala keluarga” jauh lebih berguna daripada “banyak warga”.
  • Isi kolom keterangan dengan kalimat utuh, bukan potongan kata kunci. Kolom inilah yang paling menentukan isi naskah.
  • Pilih SDGs yang benar-benar relevan. Memilih terlalu banyak membuat kaitannya terasa dipaksakan.
  • Periksa nama, jabatan, tanggal, dan angka pada naskah jadi sebelum dipakai. Ini kewajiban Anda sebagai penyusun, bukan tugas AI.
  • Tidak puas dengan hasilnya? Perbaiki isi formulir lalu susun ulang. Naskah yang belum disimpan tidak meninggalkan jejak di arsip.

11. Kendala umum dan cara mengatasinya

GejalaPenyebab & jalan keluar
Layar tunggu terasa lama Wajar. Naskah dua bahasa yang panjang perlu satu sampai dua menit. Jangan menutup halaman dan jangan menekan tombolnya berulang kali.
Muncul peringatan naskah terpotong Keterangan yang diminta terlalu panjang. Ringkas isi formulir, lalu susun ulang. Bagian Bahasa Indonesia selalu disusun lebih dahulu, sehingga bagian itulah yang paling aman bila pemotongan terjadi.
Hasil hanya satu bahasa Terjadi sesekali di luar kendali formulir. Susun ulang naskah; bila masih sama, gunakan Grammar Correction untuk versi bahasa yang kurang.
Tombol Buat tidak merespons Biasanya ada kolom wajib yang belum terisi. Pesan merah akan muncul di bawah kolom yang bersangkutan — gulir ke atas untuk memeriksanya.
Gambar ditolak Format di luar JPG/PNG/WebP, ukuran lebih dari 5 MB, atau berkasnya memang bukan gambar. Coba simpan ulang gambar dari aplikasi penyunting foto.
Kembali ke beranda setelah masuk Masuklah dari halaman menu yang ingin Anda pakai, bukan dari halaman lain, agar Anda dikembalikan ke tempat semula.
Arsip tampak kosong Arsip menampilkan naskah milik akun Anda. Pastikan Anda sudah masuk dengan akun yang sama seperti saat menyimpan.

12. Tanggung jawab penggunaan

  • Naskah hasil AI adalah bahan mentah, bukan dokumen final. Selalu baca dan sunting sebelum dipublikasikan.
  • Keakuratan fakta, nama, dan angka menjadi tanggung jawab penyusun naskah.
  • Jangan memasukkan data pribadi yang tidak perlu ke dalam kolom keterangan.
  • Naskah yang Anda simpan tercatat atas nama akun Anda beserta waktu penyimpanannya.

Siap mencoba?

Berita SDGs Progres KKN Action Plan Grammar